Πώς προσλαμβάνουμε νέο προσωπικό; Οδηγίες για τη συνέντευξη

Πώς προσλαμβάνουμε νέο προσωπικό; Οδηγίες για τη συνέντευξη

Θεωρητικά, αν έχετε οργανωμένο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, δε χρειάζεστε οδηγίες για τη συνέντευξη: έχετε ήδη καταρτισμένα στελέχη που γνωρίζουν την αξία του ανθρώπινου παράγοντα και των σωστών προσλήψεων, και το κόστος των διαρκών παραιτήσεων και απολύσεων. Αν το σκεφτείτε, κάθε φορά που ένας υπάλληλος φεύγει (είτε γιατί εσείς αποφασίσατε να διακόψετε, είτε γιατί με δική του πρωτοβουλία) η ρίζα του προβλήματος είναι η ίδια: λανθασμένη πρόσληψη.

Στην πραγματικότητα, είναι πολλές οι περιπτώσεις, όμως, που οι εταιρείες δεν έχουν τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και μοιράζουν τα καθήκοντα ανάμεσα στο λογιστήριο, τους διευθυντές κλπ. Και ενόσω μπορεί να μην είναι ορατή με την πρώτη ματιά η έλλειψη του ειδικευμένου προσωπικού, η σύγχυση σε ότι αφορά τις συνεντεύξεις- και αν αυτές είναι ικανές για να αποκαλύψουν ποιος πραγματικά αξίζει για τη θέση- αποκαλύπτει τα κενά. Προφανώς, ένα post με οδηγίες για τη συνέντευξη δε μπορεί να υποκαταστήσει τις γνώσεις και τις σπουδές. Εμείς όμως κάνουμε μια προσπάθεια να βάλουμε μερικές σκέψεις σε τάξη, ελπίζοντας να είναι κατατοπιστικές.

Πριν τη συνέντευξη: Η αγγελία και η οργάνωση

  • Μπορεί να φαίνεται αυτονόητο, αλλά πιστέψτε μας δεν είναι: ξεκαθαρίστε ακριβώς τι θέση ψάχνετε, ποιες είναι οι ανάγκες και πώς θα τις καλύψετε. Προσπαθήστε να είναι συγκεκριμένοι και αποφύγετε τη λογική “θα κάνει και λίγο από αυτό και λίγο από το άλλο”. Όταν σκέφτεστε έτσι πιθανότατα θα καταλήξετε με κάποιον μέτριο σε πολλά αλλά καλό σε τίποτα.
  • Καταγράψτε τα προσόντα που είναι πραγματικά απαραίτητα, και πάλι με τρόπο συγκεκριμένο και σαφή. Φροντίστε να είναι σαφές τι είναι αναγκαίο και τι είναι προαιρετικό, ώστε να ξέρετε πώς να αξιολογήσετε τα βιογραφικά που θα λάβετε.
  • Όταν γράφετε την αγγελία, προσπαθήστε να τη δείτε με τα μάτια του υποψήφιου: εξηγείτε ακριβώς τι δουλειά θα κάνει ή γενικολογείτε, αποτρέποντας τους σοβαρούς επαγγελματίες να ασχοληθούν μαζί σας; Μήπως καταφεύγετε σε κενά κλισέ, τύπου “ευχάριστη προσωπικότητα, διάθεση για δουλειά” που δε προσφέρουν σε κανέναν τίποτα; (δύσκολα ένας υποψήφιος θα πει “Α, δεν έχω ευχάριστη προσωπικότητα, ας μη στείλω)
  • Καθορίστε χρονοδιάγραμμα της όλης διαδικασίας (τελευταία ημερομηνία αποδοχής βιογραφικού, ημέρες και ώρες συνεντεύξεων, ημερομηνία έναρξης υποψηφίου κτλ)
  • Αποφασίστε πως θα προβάλετε την καινούργια θέση εργασίας, έτσι ώστε ενημερωθούν οι κατάλληλοι υποψήφιοι. Τα websites αγγελιών είναι καλές λύσεις, απλώς βεβαιωθείτε ότι βάζετε την αγγελία σας σε σωστή κατηγορία (δηλαδή εκεί που θα ψάξουν οι υποψήφιοι που σας ενδιαφέρουν)

Διαδικασία Επιλογής- Selection Method:

Α. Αξιολόγηση

  • Αντισταθείτε στον πειρασμό να βλέπετε βιογραφικά πριν τη λήξη της προθεσμίας, είναι προτιμότερο να ξεκινήσετε την αξιολόγηση αφού ολοκληρωθούν οι αποστολές.
  • Μια μέθοδος που μας βοηθά εμάς πολύ όταν αξιολογούμε βιογραφικά, για εμάς ή για λογαριασμό πελατών μας, είναι να φτιάχνουμε ένα point system και βάση αυτού να βαθμολογούμε τα βιογραφικά: Για παράδειγμα μια κλίμακα  1-5 για τα απαραίτητα προσόντα και μια κλίμακα 1-3 στα επιθυμητά- ή ένα σύστημα σταθμισμένων μέσων (με 70% συντελεστή στα απαραίτητα και 30% στα προαιρετικά). Αυτός ο τρόπος μας επιτρέπει δίκαια να αξιολογούμε το βιογραφικό σε σχέση με τη θέση και καταλήγουμε με μια σειρά βαθμολογιών που κάνουν αρκετά εύκολο να διαλέξουμε ποιον θα καλέσουμε σε συνέντευξη.
  • Είναι καλό μέσα στα κριτήρια να συμπεριλαμβάνετε και θέματα που αφορούν συνολικά τη σοβαρότητα και τον επαγγελματισμό του υποψηφίου, όπως αυτά φαίνονται από το βιογραφικό του, τη συνοδευτική επιστολή κλπ.
  • Ενημερώστε τους επικρατέστερους υποψήφιους για την ημέρα και τόπο διεξαγωγής της συνέντευξης
  • Απαντήστε με ένα ευχαριστήριο email σε όλα τα απορριφθέντα εισερχόμενα βιογραφικά, έτσι ώστε να δείξετε ότι μελετήσατε όλα τα βιογραφικά

Β. Οδηγίες για τη συνέντευξη

  • Αποφασίστε πρώτα τα διαδικαστικά: Πόσοι κύκλοι συνεντεύξεων θα γίνουν, ποιοι θα συμμετέχουν στον καθένα κλπ. Συνήθως, γίνεται ένας πρώτος κύκλος με αρκετούς υποψηφίους και ένας δεύτερος με αυτούς που είναι shortlisted, με απαραίτητη τη συμμετοχή του άμεσα προϊστάμενου.
  • Φτιάξτε το σενάριο της συνέντευξης, ανάλογα με τη θέση που επιθυμείτε να καλύψετε. Αν για παράδειγμα, ο κατάλληλος υποψήφιος πρέπει να είναι καλός στη διαχείριση δύσκολων πελατών, συμπεριλάβετε υποθετικά σενάρια που θα σας βοηθήσουν να δείτε πώς θα αντιδρούσε. Αν πρέπει να έχει συγκεκριμένες τεχνικές γνώσεις -πχ κάποιο software- συμπεριλάβετε ασκήσεις στο πρόγραμμα κλπ. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει καλά την αγγελία και ότι κρίνετε τους υποψηφίους βάση αυτών που ζητήσατε.
  • Ετοιμάστε μια σειρά από δομημένες ερωτήσεις οι οποίες θα απευθύνονται σε όλους τους υποψηφίους έτσι ώστε να τηρήσετε το κριτήριο της αξιοπιστίας – και να υπάρχει ίδιο μέτρο σύγκρισης. Εννοείται ότι στον κάθε υποψήφιο, μέσα από τη συζήτηση, μπορεί να προκύψουν καινούργιες ερωτήσεις διευκρίνησης όμως το ύφος, η αντιμετώπιση και το περιεχόμενο τον ερωτήσεων πρέπει να είναι το ίδιο για όλους.
  • Διαβάστε ξανά ένα-ένα τα βιογραφικά για τα οποία θα οδηγηθείτε σε συνέντευξη και ετοιμάστε πιθανές απορίες ή διευκρινίσεις οι οποίες δεν είναι ξεκάθαρες στο βιογραφικό
  • Προετοιμαστείτε για τυχόν ερωτήσεις που θα σας κάνει ο υποψήφιος (πχ. Δομή εταιρείας, μελλοντικά σχέδια της εταιρείας, προοπτικές ανέλιξης κτλ)

Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης:

  • Καλωσορίστε τον υποψήφιο κάνοντας χειραψία και ζητώντας του ευγενικά να καθίσει. Κάντε τον να νιώσει άνετα
  • Έχετε πάντα μπροστά σας το βιογραφικό του, πριν αρχίσει η συνέντευξη, για να δείξετε στον υποψήφιο το πραγματικό σας ενδιαφέρον. Επίσης το βιογραφικό θα σας βοηθήσει να κάνετε στοχευμένες ερωτήσεις, ανά περίπτωση υποψηφίου
  • Αρχίστε τη συζήτηση ως εξής: «από όσο έχω διαβάσει εργάζεστε ως Διευθυντής Πωλήσεων (ή ότι άλλο ισχύει στη κάθε περίπτωση) και έχετε αρκετά προσόντα. Θα ήθελα όμως να μου μιλήσετέ εσείς για το εαυτό σας….
  • Αφήστε το ελεύθερο στον υποψήφιο να ολοκληρώνει τη σκέψη και τη κουβέντα του χωρίς να τον διακόψετε. Γενικά στη διάρκεια της συνέντευξης ο υποψήφιος πρέπει να μιλάει κατά 75% του χρόνου.
  • Κρατάτε σημειώσεις κ άθολη τη διάρκεια της συνέντευξης
  • Στο τέλος της συνέντευξης αξιολογήστε όχι μόνο το περιεχόμενο των απαντήσεων αλλά και τη γλώσσα του σώματος (body language) του υποψηφίου, συγκεκριμένα ο τόνος της φωνής του, ο έλεγχος της αναπνοής του, οι κινήσεις των χεριών. Επίσης η εξωτερική εμφάνιση του υποψηφίου μπορεί να καθορίσει τη τελική επιλογή και δεν αναφερόμαστε στο εάν κάποιος είναι ψηλός, μελαχρινός, ή έχει γαλάζια μάτια, αλλά στη συνολική περιποιημένη εικόνα που θα προβάλει την ώρα της συνάντησης.
  • Θυμηθείτε, ότι το ίδιο ισχύει και για εσάς: η συμπεριφορά σας στη διάρκεια της συνέντευξης μπορεί να κάνει τον υποψήφιο να θέλει πολύ- ή καθόλου- να συνεργαστεί με την εταιρεία σας.
  • Στο τέλος της συνέντευξης, ενημερώστε τον κάθε υποψήφιο για τα επόμενα βήματα: αν θα υπάρξει δεύτερος κύκλος, πότε να περιμένει ενημέρωση κλπ.

Μετά τη συνέντευξη

  • Ολοκληρώνοντας τον πρώτο κύκλο, κάποιοι υποψήφιοι θα πρέπει να έχουν ξεχωρίσει ως πιο κατάλληλοι από άλλους, επομένως- ανάλογα βέβαια και με τη διαδικασία που έχετε καθορίσει- θα τους καλέσετε στο δεύτερο γύρο των συνεντεύξεων. Και για το δεύτερο κύκλο η διαδικασία είναι αντίστοιχη, με μια επισήμανση: βεβαιωθείτε ότι δε θα βάλετε τον υποψήφιο απλώς να σας ξαναπεί όσα και στην πρώτη συνέντευξη, αλλά θα του απευθύνετε ερωτήσεις που θα σας επιτρέψουν να επιλέξετε ανάμεσα στους τελευταίους διεκδικητές.
  • Όταν πάρετε την τελική σας απόφαση, ετοιμάστε την πρόταση συνεργασίας- με αναλυτική πλέον περιγραφή θέσης, οικονομικές απολαβές και άλλα οφελήματα, ωράρια κλπ. Εφόσον ο υποψήφιος αποδεχτεί τη θέση, ενημερώστε τους υπόλοιπους, όσους ήρθαν σε δεύτερο interview αλλά δεν επιλέχθηκαν, ευχαριστώντας τους για τη συμμετοχή και το ενδιαφέρον τους.

Τέλος, και αυτή η συμβουλή δεν εμπίπτει ακριβώς στις οδηγίες για τη συνέντευξη, αλλά είναι πολύτιμη: Πριν ξεκινήσει μαζί σας ο νέος εργαζόμενος, προετοιμαστείτε όπως πρέπει: ετοιμάστε τα διαδικαστικά που εκκρεμούν, το συμβόλαιο του ατόμου, την προσθήκη στο οργανόγραμμα της εταιρείας, την εγκατάσταση ηλεκτρονικού υπολογιστή, τη δημιουργία Email, τη δήλωση πρόσληψης στις Κοινωνικές Ασφαλίσεις και ό,τι άλλο απαιτείται από την πολιτική σας και θα κάνει το νέο εργαζόμενο να νιώσει ότι μπαίνει σε ένα φιλικό και σοβαρό εργασιακό περιβάλλον!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *