Ο συνήγορος του διαβόλου: ISO 9001

Ο συνήγορος του διαβόλου: ISO 9001

Διανύουμε μήνα αντιρρήσεων, με αφορμή τα νέα μας σεμινάρια που καλύπτουν και αυτό το θέμα, και αποφασίσαμε να κάνουμε μόνοι μας το συνήγορο του διαβόλου, ανακρίνοντας τους συνεργάτες μας για το αντικείμενό τους. Ξεκινάμε με το πρότυπο ISO 9001, το οποίο έχει σχεδιαστεί για να οργανώσει καλύτερες τις διαδικασίες των εταιρειών – ανεξαρτήτως κλάδου, να αυξήσει την αποδοτικότητα του προσωπικού και άρα να επιδράσει θετικά στην κερδοφορία. Και, παρόλα τα οφέλη που εμείς βλέπουμε στο ISO 9001, υπάρχουν κάποιες διαδεδομένες αντιρρήσεις που αντιμετωπίζουμε συχνά. Αυτές, τις θέσαμε στη δική μας, Νάσια Σταύρου και πήραμε τις απαντήσεις:

 

MTG: Υπάρχει η εντύπωση ότι το ISO 9001, τόσο στις προηγούμενες εκδόσεις του, όσο και στη πιο πρόσφατη, του 2015, είναι πολύ γραφειοκρατικό και ότι τελικά οι επιχειρήσεις καταλήγουν να συμπληρώνουν διαρκώς φόρμες και έντυπα.

Ν.Σ: Όλα τα πρότυπα έχουν κάποιες απαιτήσεις τεκμηρίωσης, το ίδιο και το ISO 9001. Παλαιότερα, η τεκμηρίωση αυτή γινότανε αναγκαστικά σε έντυπη μορφή, λόγο έλλειψης τεχνολογίας, γεγονός που το καθιστούσε κάπως γραφειοκρατικό.

Ειδικότερα, η τεχνική επιτροπή που εγκρίνει το πρότυπο, λαμβάνοντας υπόψη τα σχόλια των εταιρειών που το εφάρμοζαν από το 2008 έως το 2015, αποφάσισε την ελαχιστοποίηση των απαιτήσεων τεκμηρίωσης στο νέο πρότυπο ISO 9001:2015 και δεν υπάρχει καμία απαίτηση που να αναγκάζει την εταιρεία να τεκμηριώνει τα πάντα στις διεργασίες της ή οτιδήποτε σε έντυπη μορφή. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να συμπληρώνω συνεχώς φόρμες αλλά και εκεί που χρειάζεται μπορώ να χρησιμοποιώ σύγχρονες μεθόδους όπως ηλεκτρονικά αρχεία, emails, λογισμικά, φτάνει να το κάνω οργανωμένα, να μπορώ να αποδεικνύω την μεθοδολογία και να διατηρώ τα αποτελέσματα.

Αυτό που κυρίως πρέπει να καταλάβουμε για να ξεκολλήσει εντελώς το μυαλό μας από την λέξη ‘’γραφειοκρατία΄΄είναι ότι ένα σωστό Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας χτίζεται πάνω στις διεργασίες της εταιρείας, εντοπίζονται οι ελλείψεις/ αδυναμίες σε σχέση με το πρότυπο και γίνονται βελτιώσεις. Με απλά λόγια, ότι κάνει ήδη μια εταιρεία το κάνει και μέσα από ένα Σύστημα Διαχείρισης (ISO), απλά πιο οργανωμένα, βελτιωμένα και με περισσότερη συνέπεια, έτσι ώστε να έχει τα αποτελέσματα που προβλέπει το πρότυπο ‘’ Ποιοτικές Υπηρεσίες – Προϊόντα’’ & ‘’Ικανοποιημένους Πελάτες’’.

Σε αυτό μεγάλο ρόλο παίζει ο σύμβουλος, ο οποίος θα βοηθήσει την εταιρεία να αναπτύξει το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. Ο ρόλος του Συμβούλου δεν είναι να ετοιμάσει και να παραδώσει κάτι ξένο στην εταιρεία, αντιθέτως πρέπει να μπει σε βάθος στις υφιστάμενες διεργασίες της μαζί με τα ίδια τα στελέχη, όχι για να ακυρωθούν αλλά για να εντοπιστούν τα λάθη & οι αδυναμίες, με απώτερο στόχο να καθοριστούν οι ενέργειες που θα τις βελτιώσουν.

 

MTG: Πολλές μικρές επιχειρήσεις, πχ των 10 ατόμων, πιστεύουν ότι δε το χρειάζονται το ISO 9001: 2015 και ότι αυτό αφορά μεγάλους οργανισμούς κυρίως.

Ν.Σ.: Όλοι χρειαζόμαστε το ISO. Δεν είναι απαραίτητο ένας οργανισμός να πιστοποιηθεί, εάν δεν υπάρχει λόγος, όμως η εφαρμογή του προτύπου μέσα από ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας δίνει τις γραμμές σε μια εταιρεία για να λειτουργεί πιο οργανωμένα και πιο ποιοτικά μειώνοντας το κόστος και τα λάθη που έχουν αντίκτυπο στον εργαζόμενο, στον πελάτη και συνεπώς στις πωλήσεις της εταιρείας. Για παράδειγμα, μια πολύ μικρή εταιρεία δεν θα προσλαμβάνει κάποια στιγμή προσωπικό, δεν λαμβάνει παραγγελίες, δεν ετοιμάζει προσφορές, δεν προσφέρει προϊόντα/ υπηρεσίες, δεν έχει εξοπλισμό, δεν τιμολογεί? Βεβαίως και τα κάνει όλα αυτά, συνεπώς το να εντοπίσει τις αδυναμίες της και να βελτιωθεί δεν είναι θέμα μεγέθους, αλλά θέμα αντίληψης.

Και όπως ο άνθρωπος από μικρός διαμορφώνει χαρακτήρα και τρόπους το ίδιο και η εταιρεία ως ζωντανός οργανισμός όταν οργανωθεί και χτιστεί σωστά από μικρή όσο μεγαλώνει απλά θα βελτιώνεται και θα λειτουργεί με γνώμονα τον επαγγελματισμό και την ποιότητα.

 

MTG: Συχνά ακούμε ότι από τη μελέτη μέχρι την πιστοποίηση, το κόστος για το ISO 9001: 2015 είναι μεγάλο και δυσανάλογο αυτού που τελικά κερδίζει η επιχείρηση.

Ν.Σ: Καλό είναι να γνωρίζει ο κάθε επιχειρηματίας ότι αρχικά υπάρχει ένα κόστος για την ανάπτυξη του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, την εκπαίδευση του προσωπικού και για την πιστοποίηση (για όσες εταιρείες επιθυμούν την πιστοποίηση). Από την στιγμή που η εταιρεία θα πιστοποιηθεί θα υπάρχει και ένα ετήσιο κόστος για την επιθεώρηση επιτήρησης (από τον Φορέα Πιστοποίησης), με σκοπό την διατήρηση του πιστοποιητικού.

Όσον αφορά την εκπαίδευση του προσωπικού στην Εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας οποιαδήποτε επιχείρηση μπορεί να επιδοτηθεί από την Αρχή Ανάπτυξης Ανθρωπίνου Δυναμικού και έτσι το κόστος να είναι μηδαμινό.

Παρ’ όλα αυτά, ο κάθε επιχειρηματίας που έχει ως κύριο μέλημα του την βελτίωση και ανάπτυξη της εταιρείας του μπορεί να αντιληφθεί ότι το πιο πάνω κόστος δεν είναι καθόλου απαγορευτικό αλλά ούτε δυσανάλογο σε σχέση με τα οικονομικά οφέλη και τα μακροπρόθεσμα κέρδη που μπορεί να επιφέρει στην επιχείρηση. Συγκεκριμένα σημειώστε ότι:

  • Παρέχοντας ποιοτικά προϊόντα και υπηρεσίες και με σωστή διαχείριση των παραπόνων διατηρείτε ευχαριστημένους και σταθερούς πελάτες. Ο κάθε ευχαριστημένος πελάτης θα επηρεάσει και θα σας συστήσει σε άλλους και πάει λέγοντας. Μόνο από αυτό έχετε ήδη αποσβέσει όχι μόνο το αρχικό κόστος αλλά και τους ετήσιους ελέγχους.
  • Εντοπίζετε νέες ευκαιρίες και μπαίνετε σε νέες αγορές είτε εγχώρια είτε στο εξωτερικό μέσα από νέες συνεργασίες που μπορεί να προκύψουν λόγω της πιστοποίησης (Marketing Tool). Αυτό θα αποφέρει μακροπρόθεσμα κέρδη.
  • Εντοπίζονται τα επιχειρησιακά ρίσκα που αν δεν προληφθούν μπορεί να είναι πολύ ζημιογόνα για την εταιρεία.
  • Μέσα από τις προγραμματισμένες συντηρήσεις, που εφαρμόζονται προλαμβάνονται ζημιές και λάθη τα οποία μπορεί να έχουν τεράστιο οικονομικό κόστος.
  • Γίνεται σωστός προγραμματισμός των εργασιών άρα μειώνεται ο νεκρός χρόνος των εργαζομένων ή οι υπερωρίες με συνέπεια να αυξάνεται η παραγωγικότητα ενώ μειώνεται το κόστος.
  • Παρέχονται στόχοι και κίνητρα στο προσωπικό άρα ευχαριστημένοι εργαζόμενοι με καλύτερη απόδοση, πολύ σημαντικό για την κερδοφορία της εταιρείας.
  • Μέσα από τον σωστό προγραμματισμό της παραγωγής ή των παρεχόμενων υπηρεσιών και την εφαρμογή ποιοτικών ελέγχων, μειώνονται οι σπατάλες σε πρώτες ύλες & λειτουργικά έξοδα, εντοπίζονται λάθη και προλαμβάνονται δαπάνες διόρθωσης, απόρριψης κτλ.
  • Γίνεται σωστή διαχείριση των αποθεμάτων άρα μείωση απωλειών και αστοχιών.

Παρακολουθώντας λοιπόν οικονομικούς και ποιοτικούς δείκτες οδηγείς την επιχείρηση σου προς την συνεχή βελτίωση το οποίο είναι ανεκτίμητο.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *