Time Management: κλέφτες κι αστυνόμοι

Time Management: κλέφτες κι αστυνόμοι

Κάθε χρόνο ο Σεπτέμβρης αποκαλύπτει στους περισσότερους από εμάς, ένα παιδικό- σχολικό κατάλοιπο, μια αίσθηση ότι κάτι νέο ξεκινάει, προσφέροντας μια ευκαιρία να βάλουμε τα πράγματα σε τάξη. Με αυτή την αφορμή για restart, ίσως είναι καλή στιγμή να υιοθετήσουμε μερικές καλές συνήθειες που θα μας βοηθήσουν να διαχειριστούμε καλύτερα το χρόνο μας. Και, καλή διαχείριση του χρόνου σημαίνει να γίνεται η δουλειά που θέλουμε, χωρίς στρες, χωρίς εξωφρενικά ωράρια και χωρίς “εκπτώσεις” στην ποιότητα. Ο χρόνος μετράει από … τώρα!

  • Βάλτε τις to do lists στη ζωή σας:  Με χαρτί και στυλό, με application ή με spreadsheets, η ουσία είναι η ίδια: Οι λίστες με τις υποχρεώσεις μας βοηθούν τη σκέψη να είναι σε τάξη, αποφορτίζουν το μυαλό από τη διαρκή προσπάθεια “να μη ξεχάσω” και είναι η αρχή στη σωστή διαχείριση του χρόνου και του στρες μας. Ξεκινήστε την ημέρα καταγράφοντας όλα όσα πρέπει να γίνουν και κλείστε τη μέρα διαγράφοντας όσα έγιναν και μεταφέροντας όσα έμειναν σε εκκρεμότητα.

Tip: Όταν καταγράψετε όλα τα To Do σας, ρίξτε μια κριτική ματιά στη λίστα σας. Είναι ρεαλιστική ή είναι η λίστα του Superman; Πραγματικά όλα αυτά πρέπει να τα κάνετε εσείς; Σήμερα ή αυτή την εβδομάδα; Μήπως κάποια μπορούν να ανατεθούν ή ακόμη και να μετατεθούν για αργότερα;  Εξασκηθείτε στην καταπληκτική τέχνη της διαγραφής και ασχοληθείτε μ’ αυτά που αξίζουν πραγματικά το χρόνο σας.

  • Βάλτε προτεραιότητες: O Άιζενχάουερ συνήθιζε να διαχωρίζει τα σημαντικά από τα επείγοντα και μάλιστα να λέει ότι σπάνια το σημαντικό είναι επείγον κι ακόμη σπανιότερα το επείγον είναι σημαντικό. Το σύστημα προτεραιοτήτων με αυτή τη λογική προτείνει ως σημαντικά αυτά που βοηθούν την ουσία της εργασίας μας, της καριέρας μας, της ζωής μας, μας κάνουν καλύτερους επαγγελματίες, managers, συνεργάτες, επιχειρηματίες κλπ. Αντίθετα, επείγουσες υποχρεώσεις είναι αυτές που η σημασία τους προκύπτει από το ότι τελειώνει ο χρόνος που έχουμε γι αυτές, όχι από το στρατηγικό τους χαρακτήρα.

Με αυτή τη λογική, ποιες από τις υποχρεώσεις που μπήκαν στην To Do List σας είναι πραγματικά σημαντικές ΚΑΙ επείγουσες; Αυτές (αν υπάρχουν) χειριστείτε τις με μέγιστη προτεραιότητα. Από την άλλη βρείτε τρόπους να μην ασχοληθείτε με τα χαμηλής σημασίας θέματα, προωθήστε τα, αναθέστε τα μεταθέστε τα. Στο πλαίσιο μιας εταιρείας, αυτό που είναι μη σημαντικό για μια θέση (πχ η αρχειοθέτηση για έναν Διευθυντή Πωλήσεων) είναι σημαντικό για μια άλλη θέση (πχ για τη γραμματεία Πωλήσεων) επομένως οι δουλειές θα γίνουν, αλλά από τους σωστούς ανθρώπους.

Μόλις ολοκληρώσετε την προεταιροποίηση των tasks σας, προγραμματίστε τα, για σήμερα, για αύριο, για την άλλη εβδομάδα, προσοχή όμως να έχετε αρκετό χρόνο ώστε να μη φτάσουν να γίνουν επείγοντα!

Tip: Όταν προγραμματίζετε τη μέρα σας πάντα υπολογίστε και το χρόνο των καθυστερήσεων. Όσο καλή κι αν είναι η οργάνωση του χρόνου σας, είναι σχεδόν βέβαιο ότι 30-45 λεπτά κάθε μέρα θα φύγουν χωρίς να ξέρετε που πήγανε!

  • Διώξτε τους κλέφτες της συγκέντρωσής σας: Πόσο συχνά καταφέρνετε να ξεκινήσετε και να ολοκληρώσετε ένα έργο χωρίς καμία διακοπή; Μια το τηλέφωνο, μια ένας συνάδελφος στην πόρτα, μια ένα e-mail, όλο κάτι συμβαίνει και μας αποσπά. Αυτές οι διακοπές όμως αφενός μας βγάζουν από τον προγραμματισμό μας κι αφετέρου αλλοιώνουν τον ειρμό της σκέψης και άρα την ποιότητα της δουλειά σας. Βάλτε το κινητό στο αθόρυβο, για λίγη ώρα, ζητήστε από τη βοηθό σας να κρατάει τα τηλεφωνήματά σας, πείτε όχι στους συναδέλφους που “θέλουν να σε ρωτήσουν κάτι”. Μόλις ολοκληρώσετε τη δουλειά σας, μπορείτε να ασχοληθείτε με τα πάντα, χωρίς να είναι εις βάρος σας!

Tip:  Αν έχετε το outlook ανοιχτό όλη την ημέρα, είναι λογικό οι ειδοποιήσεις να αποσπούν την προσοχή σας. Αποφασίστε κάθε πότε θα ελέγχτε τα e-mail σας (για παράδειγμα κάθε μία ώρα)  και τηρήστε αυτό τον προγραμματισμό. Θα διαπιστώσετε ότι, χωρίς να αφήνετε τίποτα πίσω, η δουλειά σας γίνεται καλύτερα.

  • Προσοχή στους κλέφτες του χρόνου σας!: Συνήθως είναι συνάδελφοι που θέλουν κουβέντα, τηλεφωνήματα με 3 λεπτά ουσίας και άλλα 30 περί ανέμων και υδάτων ή βόλτες στα social media και το internet. Βρείτε τρόπους να απορρίπτετε ευγενικά τις άσκοπες συζητήσεις (που θα σας κοστίσουν μια ώρα περισσότερης δουλειάς στο τέλος της ημέρας), αποφασίστε τι ώρα θα κάνετε break στο Facebook και μη ξαναμπείτε πριν και μετά από αυτό, εξασκηθείτε στο να λέτε ΟΧΙ σ’ αυτούς που αποτυγχάνουν στο δικό τους time management.

Για περισσότερες ιδέες και συμβουλές για καλή διαχείριση του χρόνου, ακολουθήστε μας στην Εβδομάδα Time Management στο Facebook και στο hashtag #TimeIsPower.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *